会议由邓敏教授主持，首先邀请中南大学地球科学与信息工程学院副院长刘兴权教授讲话，刘教授表示中国地理信息科学理论与方法学术年会自2004年以来，已成功举办了十三届，是目前国内GIS领域最盛大的学术会议。本次学术年会能在伟人故里召开，是我们湖南人的一大幸事，也是我们湖南GIS届的一大盛事，他希望组委会各位同仁以及各协办单位能精诚协作，共促本次年会的圆满召开，并充分展现出我们湖南人的热情与精神面貌。随后，邓敏教授与刘慧敏教授分别就大会筹备情况进行了详细介绍，包括会议地点，会议日程安排，与会人员食宿，论文评选，专题拟定，经费预算，经费开支，会议赞助等情况，针对其中存在的一些问题，与会人员进行了热烈的讨论，并达成一致意见或找到完美的解决办法。

      湖南科技大学地理空间信息技术国家地方联合工程实验作为三家协办单位之一，李朝奎教授在会上作了明确表态，他表示湖南科技大学作为协办单位中唯一的非985或211院校，非常珍惜这次机会，也一定尽最大努力配合主办单位办好本次学术年会。